Hallituksen ohjesääntö

 

1 §

Tällä ohjesäännöllä annetaan tarkempia määräyksiä Farmasian opiskelijayhdistys Fortis ry:n (jatkossa Fortis) hallituksen toiminnasta.

2 §

Hallitus järjestäytyy toimikauden ensimmäisessä kokouksessa sekä aina kokoonpanon muututtua. Järjestäytyessään hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan, sihteerin, taloudenhoitajan sekä päättää hallituksen jäsenten vastuualueista.

Vastuualueiden jaossa  on määrättävä vastuullinen henkilö ja tälle varahenkilö ainakin seuraavien tehtävien hoitamiseen:

  • jäsenrekisterin ylläpito
  • käteiskassan hoitaminen
  • arkiston ylläpito
  • kirjakustannustoiminta
  • tiedotus
  • haalarien hankinta
  • yhteyshenkilöt vuosikursseille, hallinnon opiskelijaedustajille ja ylioppilaskunnalle.

Hallituksen puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, jäsenlehden päätoimittaja, taloudenhoitaja ja käteiskassan hoitaja tai näiden varahenkilöt eivät voi olla yksi ja sama henkilö. Hallitus voi ottaa sihteerin ja/tai taloudenhoitajan myös ulkopuolelta. Hallituksen ulkopuolelta otetuilla virkailijoilla on puhe- mutta ei äänioikeutta hallituksen kokouksissa.

3 §

Hallituksen puheenjohtaja edustaa yhdistystä ja valvoo, että yhdistys toimii lakien, asetusten ja sääntöjen mukaan. Varapuheenjohtaja hoitaa kaikkia puheenjohtajan tehtäviä tämän ollessa estyneenä.

4 §

Jäsenlehden päätoimittajan tehtävistä säädetään tarkemmin jäsenlehden ohjesäännössä.

5 §

Hallitus kokoontuu puheenjohtajan, tai hänen estyneenä ollessaan, varapuheenjohtajan kutsusta, kun hän katsoo siihen olevan aihetta, tai jos vähintään kolme hallituksen jäsentä siitä erikseen ilmoitettua asiaa varten vaatii.

6 §

Kutsu hallituksen kokouksesta on annettava kolme vuorokautta ennen kokousta. Hallitus päättää kokoonkutsumistavasta järjestäytymisen yhteydessä. Kokoukseen voi osallistua myös tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla ja tästä on mainittava kokouskutsussa. Kokoonkutsumistavan tulee olla todisteellinen.

7 §

Hallituksen jäsenen, joka on estynyt saapumasta kokoukseen, tulee ilmoittaa esteestä puheenjohtajalle heti kokouskutsun saatuaan.

8 §

Hallituksen kokouksessa käsitellään puheenjohtajan esityslistalle merkitsemät asiat. Esityslistalle voidaan kokouksessa lisätä hallituksen kahden kolmasosan (2/3) enemmistöllä kiireellisiksi katsomat asiat. Hallituksen käsiteltäväksi haluttavasta asiasta tulee ilmoittaa puheenjohtajalle viimeistään kolme vuorokautta ennen kokousta.

9 §

Hallitus on päätösvaltainen, kun puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja ja vähintään puolet muista hallituksen jäsenistä on läsnä.

10 §

Yhdistyksen varsinaisilla jäsenillä on läsnäolo-oikeus hallituksen kokouksissa. Puheoikeuden myöntämisestä päättää kokouksen puheenjohtaja hallitusta ja asianosaisia kuultuaan. Dilutuksen toimikuntaan kuuluvilla sekä vuosikurssien isäntinä ja emäntinä toimivilla Fortiksen jäsenillä on aina myös puheoikeus hallituksen kokouksissa. Yhdistyksen kokouksien perustamien toimikuntien puheenjohtajilla sekä alumnivastaavalla on puheoikeus hallituksen kokouksissa.

11 §

Läsnäolo- ja puheoikeuden myöntämisestä päättää kokouksen puheenjohtaja hallitusta ja asianosaisia kuultuaan.

12 §

Sihteeri laatii hallituksen kokouksista pöytäkirjat. Pöytäkirja tulee laatia seitsemän vuorokauden kuluessa kokouksesta ja se tulee tarkastaa mahdollisimman pian. Yhdistyksen jäsenillä on oikeus tutustua hallituksen kokousten pöytäkirjoihin. Pöytäkirjojen tulee olla esillä sekä toimistolta löytyvässä kansiossa että kotisivujen jäsenalueella.

13 §

Päätökset hallituksen kokouksissa tehdään yksinkertaisella ääntenenemmistöllä, avointa äänestysmenettelyä käyttäen, ellei vähintään yksi paikalla olevista hallituksen jäsenistä pyydä suljettua lippuäänestystä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni.

14 §

Vaalit, ellei kysymyksessä ole yksimielinen päätös, suoritetaan enemmistövaalina, mikäli täytettäviä paikkoja on yksi, tai suhteellista listatonta vaalitapaa käyttäen, mikäli täytettäviä paikkoja on useampia.

Enemmistövaali toteutetaan siten, että ellei kukaan ehdokkaista saa ensimmäisellä kierroksella ehdotonta enemmistöä, käydään toinen kierros kahden eniten ääniä saanen ehdokkaan kesken.

Suhteellinen listaton vaali toteutetaan siten, että vaalissa jokainen annettu ääni jaetaan vaalilippuun merkittyjen ehdokkaiden kesken ensimmäisenä olevan ehdokkaan saadessa yhden äänen, toisena olevan puoli ääntä, kolmantena olevan yhden kolmasosan ääntä ja niin edelleen. Valituksi tulevat määräytyvät ehdokkaiden saamien äänien mukaisessa järjestyksessä.

Vaalissa äänestyslippu, johon on merkitty enemmän tai vähemmän ehdokkaita kuin on täytettäviä paikkoja, on hylättävä.

Äänten mennessä tasan vaalin ratkaisee arpa.

Vaali toimitetaan aina suljettuna lippuäänestyksenä.

15 §

Asia, joka on ensimmäistä kertaa käsiteltävänä, on siirrettävä käsiteltäväksi seuraavaan kokoukseen, jos vähintään kolmasosa (1/3) kokouksessa paikalla olevista hallituksen jäsenistä sitä vaatii.

16 §

Päätökseen tyytymätön hallituksen jäsen voi ilmoittaa eriävän mielipiteen pöytäkirjaan merkittäväksi. Mahdolliset perustelut tulee toimittaa kirjallisina viimeistään viisi vuorokautta kokouksen jälkeen sihteerille pöytäkirjaan liitettäväksi.

17 §

Hallitus valitsee jokaisessa kokouksessa kaksi pöytäkirjan tarkastajaa, jotka tarkastavat kokouksen pöytäkirjan. Kiireellisissä tapauksissa hallitus voi tarkastaa pöytäkirjan heti.

18 §

Hallitus voi tarpeelliseksi katsoessaan perustaa projekti- ja työryhmiä talousarvion puitteissa.

19 §

Tätä ohjesääntöä voidaan muuttaa Fortiksen säännöissä määrätyllä tavalla.